أغلب طلبات نقل المؤتمرات اللي بتوصلنا بتيجي بجملة واحدة: «عندنا مؤتمر يوم كذا، ٢٠٠ مشارك، عايزين سعر». وأغلبها بيرجع بسؤال بدل سعر — لأن المؤتمر مش رحلة، ده جدول، والجدول محتاج بيانات.
المقال ده لمنظم المؤتمر أو مسؤول اللوجستيك اللي عايز يطلب النقل صح من أول مرة.
ليه المؤتمر بيتحسب على العربية مش على الرحلة
لو طلبت «سعر توصيلة من الفندق للقاعة» هتاخد سعر رحلة. بس مؤتمرك محتاج نفس الرحلة الصبح، والعكس بعد الظهر، لتلات أيام، من أكتر من فندق، ومعاها استقبال من المطار على رحلات مختلفة وتوصيل في المغادرة على دفعات.
عشان كده شركة النقل الجادة بتحسب المؤتمر على العربية في اليوم: عربية بسائقها مخصصة للمؤتمر من الصبح للمساء، تتحرك على جدولك. ده بيديك حاجتين مش بتاخدهم من تسعير الرحلات: نفس السائق كل يوم، والعربية مستنياكم لو جلسة اتأخرت — والانتظار جوه ساعات اليوم المتفق عليها داخل في السعر.
الخمس حاجات اللي تجهزها قبل ما تطلب السعر
١. البرنامج بمواعيد الجلسات
من أول يوم لآخر يوم، بمواعيد البداية والنهاية. ده اللي بيحدد إمتى العربيات لازم تكون قدام الفنادق، وإمتى ترجع. برنامج فيه جلسة الصبح ٩ وجلسة بعد الظهر ٢ بيحتاج جدول مختلف تمامًا عن برنامج جلساته متواصلة.
٢. قايمة الفنادق وعدد المقيمين في كل فندق
فندق فيه ٨٠ مشارك محتاج أتوبيسين. فندق فيه ١٤ محتاج هاي إس. وتلات فنادق قريبة من بعض ممكن يتخدموا بعربية واحدة تلف عليهم. من غير القايمة دي مفيش طريقة تعرف كام عربية.
٣. أرقام رحلات الطيران — أو مواعيدها على الأقل
الوصول مش بيحصل مرة واحدة. المشاركين بيوصلوا على رحلات مختلفة على مدار اليوم، وأحيانًا اليوم اللي قبله. الاستقبال بيتقسم على دفعات حسب المواعيد، ورقم الرحلة بيخلينا نظبط ميعاد كل دفعة على ميعاد الطيارة. ولما المشاركين يكونوا جايين بشنط سفر، الشنط بتحدد العربية زي العدد: في الهاي إس الشنط بتركب جوه مع الركاب، وفي الكوستر على السقف تحت شبكة، ولو الشنط كتير أو عايزينها مقفول عليها يبقى ميني باص أو أتوبيس. التفاصيل في الأتوبيس كام راكب؟
٤. العدد الكلي والاحتياجات الخاصة
العدد الكلي بيحدد الأسطول. والاحتياجات الخاصة بتحدد نوعه: كرسي متحرك محتاج عربية معينة، وكبار الضيوف غالبًا بيتحركوا في عربية منفصلة.
٥. شخص تواصل واحد
في المؤتمر بيبقى فيه عشر ناس ممكن يطلبوا تغيير. لو كل واحد بيكلم السائق على حدة، الجدول بيضيع في أول يوم. شخص واحد من طرفكم بيبقى هو اللي بيبعت أي تغيير، وإحنا بنستلمه ونوزعه على السائقين.
إيه اللي المفروض يرجعلك
لو بعتّ الخمس حاجات دول، المفروض يرجعلك جدول تشغيل مكتوب — مش رقم بس. الجدول بيقول:
- عدد العربيات ومقاس كل واحدة
- مواعيد التحرك من كل فندق ولكل جلسة
- دفعات الاستقبال في المطار والتوصيل في المغادرة
- اسم السائق المسؤول عن كل عربية
- خطة بديل: لو عربية عطلت، مين بيتحرك ومن فين
لو رجعلك سعر من غير جدول، اسأل عن الجدول قبل ما توافق.
غلطات بتتكرر
عربية كبيرة واحدة للكل. أتوبيس ٥٠ راكب بيلف على أربع فنادق الصبح بيوصل الفندق الأخير متأخر ساعة. المقاسات المختلفة موجودة عشان كل حركة تاخد المقاس بتاعها.
تجاهل يوم المغادرة. الوصول بيتخطط والمغادرة بتتنسى. المشاركين بيغادروا على رحلات مختلفة كمان، والتوصيل للمطار لازم يتقسم على دفعات زي الاستقبال.
مفيش جروب واتساب. التغيير اللي بيتقال في المكالمة بيوصل لسائق ومش بيوصل للتاني. جروب فيه المنظم وفريقنا وكل السائقين بيخلي أي تغيير يوصل للكل في نفس الثانية.
وفد من محافظة رايح المؤتمر؟
لو جزء من المشاركين جايين من محافظة واحدة — الدقهلية أو الشرقية مثلًا — الأسهل والأرخص إنهم يتجمّعوا من بلدهم في أتوبيس واحد يوصّلهم الفندق ويرجّعهم بعد المؤتمر بنفس السائق. للمنظم ده معناه إن الوفد كله بيوصل مع بعض وفي ميعاده، وللمشاركين معناه إنهم مش محتاجين يدبروا مواصلات.
عندك برنامج مؤتمر جاهز؟ ابعته لنا على واتساب مع قايمة الفنادق والعدد، وهنرجعلك بجدول التشغيل خلال اليوم. تفاصيل الخدمة في صفحة نقل المؤتمرات، ولو المؤتمر في المنصورة أو الدقهلية، التفاصيل في صفحة نقل مؤتمرات المنصورة.
محتاج أتوبيس لرحلتك؟
بنأجّر العربية كاملة بسائق — مش بنبيع تذاكر ولا كراسي فردية. أصغر عربية عندنا ١٤ راكب.